หลายคนที่ต้องเดินทางไปราชการหรือพักโรงแรมมักสับสนระหว่าง “Folio โรงแรม” กับ “ใบเสร็จรับเงิน” โดยเฉพาะเมื่อต้องนำไปเบิกค่าใช้จ่ายจากทางราชการ บทความนี้จะอธิบายว่า Folio โรงแรมคืออะไร แตกต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร และสามารถใช้เป็นหลักฐานเบิกจ่ายได้หรือไม่ พร้อมตัวอย่างเอกสารจากระบบ PMS โรงแรมจริง จากแหล่งข้อมูล เช่น Roomyy และ Soraso

Last checked: 2026-07-14

ชื่อเรียก: โฟลิโอ (Folio) · คำจำกัดความ: สมุดบัญชีของแขก/กลุ่ม/หน่วยงาน ที่รวมรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในที่เดียว · ช่วงเวลา: ตั้งแต่เช็กอินถึงเช็กเอาต์ · การใช้งานหลัก: เบิกค่าใช้จ่ายราชการ และตรวจสอบรายการค่าห้อง

วิธีการวิจัย

ตรวจสอบล่าสุด: สิงหาคม 2568

แหล่งที่มาที่ใช้: เว็บไซต์โรงแรม, ระบบจัดการโรงแรม (PMS), เอกสารราชการ, โซเชียลมีเดีย, บล็อกการศึกษา, เว็บไซต์สรรพากร

ไม่มีการตรวจสอบหน้างาน ไม่มีการสัมภาษณ์พนักงานโรงแรม ข้อมูลทั้งหมดอ้างอิงจากเอกสารออนไลน์ที่เปิดเผยต่อสาธารณะ

ภาพรวม Folio โรงแรม

1 นิยาม Guest Folio
  • Folio หมายถึงใบบันทึกหรือใบแจ้งรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของแขกตั้งแต่เช็กอินจนเช็กเอาต์ (Roomyy)
2 หน้าที่ในระบบ PMS
  • บันทึกทุกรายการเคลื่อนไหวทางการเงินระหว่างโรงแรมและผู้ชำระเงิน รวมถึงยอดคงค้าง เพื่อออกใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี (Soraso)
3 ต่างจากใบเสร็จรับเงิน
  • Folio เน้นบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดระหว่างเข้าพัก ส่วนใบเสร็จรับเงินยืนยันการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับแล้ว (TPA)
4 สถานะทางกฎหมายของใบเสร็จ
  • ใบเสร็จรับเงินตามกฎหมายสรรพากรไทยคือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อเพื่อยืนยันการรับชำระเงิน และใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีได้ (Tonchabub Accounting)
หัวข้อ รายละเอียด
ชื่อเรียกโฟลิโอ (Folio)
คำจำกัดความสมุดบัญชีของแขก/กลุ่ม/หน่วยงาน ที่รวมรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดไว้ในที่เดียว
ช่วงเวลาตั้งแต่เช็กอินถึงเช็กเอาต์
การใช้งานหลักเบิกค่าใช้จ่ายราชการ และตรวจสอบรายการค่าห้อง

พอร์ตฟอลิโอโรงแรมคืออะไร?

ในบริบทโรงแรมไทย คำที่ถูกต้องคือ “Folio” หรือ “Guest Folio” ไม่ใช่ “Portfolio” แม้หลายคนจะใช้คำว่า “portfolio โรงแรม” แต่ความหมายที่แท้จริงคือเอกสารที่บันทึกรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของแขกในระหว่างการเข้าพัก ตั้งแต่ค่าห้องพัก ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าสปา ค่ามินิบาร์ ค่าธรรมเนียม และภาษี ตามที่ Roomyy อธิบายไว้ ระบบจัดการโรงแรม (PMS) จะสร้าง Folio ขึ้นมาโดยอัตโนมัติเมื่อมีการจอง และจะบันทึกรายการเคลื่อนไหวทางการเงินทุกครั้งที่แขกใช้บริการหรือชำระเงิน

ข้อควรรู้: Folio เป็นเพียงใบแจ้งรายการ ยังไม่ใช่หลักฐานการชำระเงินที่สมบูรณ์ หากต้องการใช้เบิกจ่ายราชการ ต้องมีใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีประกอบด้วย

นอกจากนี้ยังมีคำว่า “Hotel portfolio” ซึ่งหมายถึงชุดโรงแรมทั้งหมดที่อยู่ในเครือหรือผู้ประกอบการเดียวกัน ใช้ในเชิงกลยุทธ์ธุรกิจ ไม่เกี่ยวข้องกับเอกสารการเงินของแขก (MRP Hotels)

ประเด็นสำคัญ: Folio โรงแรมคือเอกสารแจ้งรายการค่าใช้จ่ายระหว่างเข้าพัก ไม่ใช่ใบเสร็จการชำระเงิน และแตกต่างจากคำว่า “portfolio” ที่หมายถึงกลุ่มโรงแรม

Folio โรงแรมมีกี่ประเภท?

ตามระบบ PMS โรงแรม Folio แบ่งออกเป็นหลายประเภทตามลักษณะผู้ใช้บริการ ได้แก่

  • Folio แขกเดี่ยว (Individual Folio): สำหรับผู้เข้าพักคนเดียวหรือห้องเดียว บันทึกค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล
  • Folio กลุ่ม (Group Folio): สำหรับกลุ่มนักท่องเที่ยวหรือคณะที่เข้าพักพร้อมกัน ค่าใช้จ่ายถูกรวมไว้ใน Folio เดียว
  • Folio หน่วยงาน (Company Folio): สำหรับบริษัทหรือหน่วยงานที่จองห้องพักให้พนักงาน ค่าใช้จ่ายจะถูกแยกตามแผนกหรือโครงการ

การแบ่งประเภทนี้ช่วยให้โรงแรมสามารถแยกบัญชีและออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะในกรณีที่ผู้เข้าพักหลายคนใช้บริการร่วมกัน (Soraso)

ข้อสังเกต: การเลือกประเภท Folio ที่ถูกต้องช่วยลดความยุ่งยากในการออกเอกสารภาษีและการเบิกจ่ายราชการ

ตัวอย่างเอกสาร FOLIO มีอะไรบ้าง?

ตัวอย่างเอกสาร Folio จากระบบ PMS มักประกอบด้วยข้อมูลดังนี้:

  • ชื่อโรงแรมและที่ตั้ง
  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของโรงแรม
  • ชื่อผู้เข้าพัก
  • วันที่เช็กอินและเช็กเอาต์
  • รายการค่าใช้จ่ายแยกตามประเภท (ค่าห้อง, F&B, สปา ฯลฯ)
  • ยอดรวมก่อนภาษี, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, และยอดสุทธิ
  • สถานะการชำระเงิน (ค้างชำระ/ชำระแล้ว)

ตัวอย่างหนึ่งจากเอกสารของ CMRU (มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่) ระบุชื่อโรงแรม ที่ตั้ง เลขผู้เสียภาษี รายชื่อผู้เข้าพัก และวันที่เข้าพัก ซึ่งเป็นรูปแบบที่ใช้ในการเบิกจ่ายราชการ (CMRU – เอกสารภายใน)

โรงแรมหลายแห่งใช้ระบบ PMS เช่น Ace Hotel System ที่สามารถสร้าง Folio และใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจากข้อมูลการจอง (Ace Hotel System Manual)

เคล็ดลับ: หากต้องการตัวอย่าง Folio ที่ใช้เบิกเงินราชการ ควรขอเอกสารจากโรงแรมที่มีรายละเอียดครบถ้วนตามที่กรมบัญชีกลางกำหนด โดยเฉพาะชื่อผู้พัก วันที่ และลายเซ็นผู้มีอำนาจ

ใบเสร็จรับเงินกับ Folio ต่างกันยังไง?

ความแตกต่างหลักอยู่ที่วัตถุประสงค์ของเอกสารแต่ละชนิด:

เกณฑ์Folio โรงแรมใบเสร็จรับเงิน
วัตถุประสงค์บันทึกรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดระหว่างเข้าพักยืนยันการรับชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ
สถานะทางกฎหมายไม่ใช่หลักฐานภาษีโดยตรงใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีได้
องค์ประกอบที่ต้องมีชื่อผู้พัก, วันที่, รายการค่าใช้จ่าย, ยอดรวมชื่อผู้ขาย, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, วันที่, จำนวนเงิน, ลายเซ็น (ตามกฎหมายสรรพากร)
การใช้งานเบิกจ่ายราชการใช้เป็นเอกสารประกอบได้ แต่ต้องมีใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีหลักเป็นเอกสารหลักที่หน่วยงานราชการยอมรับ

ตามที่ TPA อธิบาย Folio เน้นการบันทึกข้อมูลทางการเงินและค่าใช้จ่ายทั้งหมด ขณะที่ใบเสร็จรับเงินมุ่งเน้นการยืนยันการชำระเงิน ซึ่งเป็นคนละวัตถุประสงค์กัน

ข้อควรระวัง: การใช้ Folio เพียงอย่างเดียวเพื่อเบิกค่าใช้จ่ายราชการอาจถูกปฏิเสธ เนื่องจากไม่ใช่หลักฐานการรับเงินตามกฎหมาย ควรขอใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีจากโรงแรมทุกครั้ง

วิธีใช้ Folio เบิกราชการ

การเบิกค่าที่พักในการเดินทางไปราชการ หน่วยงานราชการมักกำหนดให้ใช้เอกสารที่มีรายละเอียดครบถ้วน ขั้นตอนดังนี้:

เอกสารที่ต้องเตรียม

  • Folio โรงแรม (เพื่อแสดงรายการค่าใช้จ่าย)
  • ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี (เพื่อยืนยันการชำระเงิน)
  • สำเนาหนังสือเดินทาง (ถ้าเป็นกรณีไปราชการต่างประเทศ)
  • แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายของหน่วยงาน

ขั้นตอนการยื่นเบิก

  1. ตรวจสอบว่า Folio มีชื่อผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก และรายการค่าใช้จ่ายครบถ้วน
  2. แนบใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยโรงแรม ซึ่งต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของโรงแรมและจำนวนเงินที่ชำระ
  3. กรอกแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายตามระเบียบของหน่วยงาน (เช่น ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ)
  4. ยื่นเอกสารทั้งหมดต่อเจ้าหน้าที่การเงินเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
  5. รอการอนุมัติและรับเงินเบิก

ตามที่ Tonchabub Accounting ระบุ ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องต้องมีหัวข้อครบถ้วนตามที่สรรพากรกำหนด จึงจะใช้เป็นหลักฐานภาษีได้

สรุป: Folio ใช้เป็นเอกสารประกอบ แต่ไม่สามารถใช้แทนใบเสร็จรับเงินในการเบิกจ่ายราชการ ต้องมีใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมายด้วย

Related reading: คำศัพท์โรงแรม 500 คำ: รวมศัพท์ทุกแผนกพร้อมคำอ่าน ? เข้าพักโรงแรม : คู่มือเอกสารและเวลาเช็คอินที่ควรรู้

Additional sources

thethinkwise.com, youtube.com, hoteljob.vn, sanook.com

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Folio โรงแรมคืออะไร?

Folio โรงแรมคือเอกสารบันทึกรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของผู้เข้าพัก ตั้งแต่เช็กอินจนถึงเช็กเอาต์ ประกอบด้วยค่าห้อง อาหาร เครื่องดื่ม บริการเสริม และภาษี ตามที่ Roomyy อธิบาย

Folio กับใบเสร็จรับเงินต่างกันยังไง?

Folio เป็นใบแจ้งรายการค่าใช้จ่าย ยังไม่ใช่หลักฐานการชำระเงิน ส่วนใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่ยืนยันว่ามีการรับเงินแล้ว ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีได้ (TPA)

เอกสาร Folio ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

ควรมีชื่อโรงแรม ที่ตั้ง เลขผู้เสียภาษี ชื่อผู้เข้าพัก วันที่เช็กอิน-เช็กเอาต์ รายการค่าใช้จ่ายแยกย่อย และยอดรวมสุทธิ (ตัวอย่างจาก Ace Hotel System Manual)

Folio ใช้เบิกค่าที่พักราชการได้ไหม?

สามารถใช้เป็นเอกสารประกอบการเบิกได้ แต่ต้องมีใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานหลัก เนื่องจาก Folio ไม่ใช่หลักฐานการรับเงินตามกฎหมายสรรพากร (Tonchabub Accounting)

มี Folio กี่ประเภท?

แบ่งเป็น 3 ประเภทหลัก: Folio แขกเดี่ยว, Folio กลุ่ม, และ Folio หน่วยงาน (Soraso)

Folio ผู้เข้าพักคืออะไร?

คือ Folio ที่บันทึกค่าใช้จ่ายเฉพาะของผู้เข้าพักแต่ละคนหรือแต่ละห้อง ใช้สำหรับแยกบัญชีเมื่อมีผู้เข้าพักหลายคนในกลุ่มเดียวกัน

ตัวอย่าง Folio ใน Excel มีรูปแบบไหน?

บางโรงแรมสามารถส่งออก Folio เป็นไฟล์ Excel ซึ่งมีคอลัมน์เช่น วันที่, รายการ, จำนวนเงิน, ภาษี, ยอดรวม เพื่อให้ผู้เข้าพักสามารถตรวจสอบและนำไปใช้ในการเบิกจ่าย

Amenities ในโรงแรมรวมอยู่ใน Folio หรือไม่?

ใช่ amenities (สิ่งอำนวยความสะดวก) ที่มีค่าใช้จ่าย เช่น มินิบาร์ สปา หรือบริการเสริมอื่น ๆ จะถูกบันทึกใน Folio พร้อมกับค่าห้องและค่าอาหาร

แหล่งที่มาที่อ้างอิง